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广元电力设计研究院—协同设计管理信息系统

 
点击数:4196 更新时间:03/23/2011
 
我公司给广元电力设计院实施的协同设计管理信息系统荣获2005年度工程勘察设计“四优”二等奖。

广元电力设计院设计管理系统实施过程中的体会

院长

 

一、系统概述

    我院的设计管理系统包含五个子系统:外部站点、内部站点、设计管理、绘图管理、图档系统。该系统基于B/S构架模式,搭建了我院对外、对内的宣传平台,覆盖了我院的ISO9001质量保证体系、绘图及图档体系。

    外部站点:是我院对外宣传的平台,可以上载文字以及图片信息,能够满足我院对外宣传的要求。  

    内部站点:是我院对内发布信息的平台,对内的宣传以及通知信息可以发布在内部站点上。

    设计管理系统:覆盖我院的ISO9001体系,是我院的生产管理系统,也是本次实施的核心系统。

    绘图管理系统:覆盖我院的绘图体系,实现绘图过程的自动化和流程化。

    图档系统:覆盖我院的图档系统,实现网上归档,网上借阅,为我院搭建了电子图档体系。

 

二、应用系统的构架原理以及特点

(1) 全面性

     由于本系统涉及面广,因此在系统设计时把握两个原则,其一、易用;其二、可定制单位部门、流程、人员。在系统投入运行后,我们对系统的易用性提出了建议,希望能够为了设计人员定制工作台,设计人员进入系统后,直接展现在设计人员眼前的就是他的个人工作界面,要查询其它信息再进入其它模块,用户只需要点击几下鼠标就可以完成相应的任务。在系统初始化完成后,不同的人员进入系统后,系统自动判断其身份为其开放相应的权限。

(2) 适用性和扩展性

     系统采用柔性化的构架理念,在系统构架完成后用户具有60%的可定义空间,在单位管理体系发生变化时候,用户可自行进行调整。 权限的精度达到人员级别。设计人员可自定义流程,流程将按照定义好的步骤进行流转,避免了以往工作的随意性,在设计人员登录系统后,会为设计人员开放相应的权限。

(3) 先进性

     系统采用B/S模式进行构架,从而使得系统的扩展和维护变的简单;系统采用柔性化的设计理念,使得系统适应性大大增强,系统在投入运行后经过调整后,使得系统更加适合我院的设计工作。

(4)系统的安全性

     项目管理系统具备严格、灵活的权限配置机制。在项目管理系统中信息的保密性、安全性尤为重要。针对信息的开发性划分为三类:其一、超级读者,该权限可阅读项目管理系统中的任何信息,但不具有操作权限,可分配给最高管理者,例如:中心主任;其二、部门负责人,部门负责人可以阅读本部门员工的信息;其三、一般权限,该权限只能阅读与自己相关的信息,例如:自己的申请、要自己审批的资料、要自己签收的资料,其余资料就不能看到了。在流程流转过程中若需要对其他人员开发,就将其他人员的姓名选到签收地址框中,在评阅完成后,信息就发给签收人,让其签收了。

(5)实现法制化管理

    本系统必须保证每个人员按照管理层所规定的步骤来完成任务,杜绝工作的随意性。本软件中项目管理人员定义好程序后,项目执行人无需关心项目流程走向,只需要完成自己的工作,系统将自动按照管理人员定义好的程序进行流转,系统不支持随意性的工作方式。

(6)满足人员的角色动态变化

    由于人员在不同项目中所担任的角色(设计、校核、审核、批准以及主设人、设总等等)、承担的任务是不相同的,每个项目又由成百上千个流程组成,如何能够清晰、准确的识别每个人在流程中相应的角色,并分配其相应权限是系统必须要解决的问题。

    本项目采用系统自动分配权限和系统管理员分配权限相结合的方式来解决上述问题。系统管理员分配相对固定的部门权限,动态变化的权限由系统自动分配。如:管理员只需要配置主任、院长等相对固定的权限,其余的工作完全交给系统来完成,系统可以识别每个人的身份,并可根据管理人员定义好的流程自动为其开放相应权限。

(7)系统必须解决流程多的问题,并实现流程定义灵活方便

    在一个项目中流程很多,项目管理人员定义流程将在数据库中生成一条记录,项目执行人员选中该记录,点击相应按钮即可启动该程序。本系统的流程定义的数量就不受限制。

    本系统为项目管理人员开放相应的权限,他可根据项目的需要来选择人员,配置角色,同时发送邮件通知相关人员进入相应的工作环节,从而完成流程的自定义,其操作过程方便灵活。

(8)系统具有自动配置权限功能

    系统自动识别人员身份,为不同人员开放相应的权限。在程序流程中,各评阅人的意见不互相干涉,即在同一份文档中,可以为不同段落分配相应的权限;在项目人员工作台中,各个工作台不互相干涉,系统判断人员身份,为设计人员开放相应的工作台;在流程流转过程中,系统根据项目管理人员定义好的程序自动为设计人员开放相应的权限;系统根据负责人的任命记录,自动为其开放相应的权限。总之系统的权限分配精度达到个人一级,系统自动根据工作人员在设计任务中所担任的角色为其配置相应的权限。

(9)系统实现了在线调度和实时监控

    管理人员可以通过系统查询看到每个项目的进展情况,每个流程的所经历的步骤,以及每个工作人员当前的任务及实时任职记录。所有的项目均在管理人员的控制之中,可以方便、快捷的对资源进行配置,从而避免资源配置的盲目性及项目管理的繁杂性。

(10)智能化的流程流转体系

    系统为设计人员定制了工作台,在有任务时工作台上就会显示相应的任务,提醒设计人员及时处理任务,任务处理完成后,工作台上的记录自动消失。同时系统会向相关人员的邮箱中发送邮件,以提醒用户及时处理任务。系统提供了变更评阅人的功能,以处理人员经常出差的问题,保证流程不会因为某个人员而中断,提高流程的执行效率。

 

三、 体会

    1.明确信息化建设是组织发展及精细化管理的需要。对管理者来说,建立了该系统,你可以了解项目的进展情况,人员的负荷情况,随时在网上查阅各种设计资料;对组织来说,可以节约人力成本和时间,以及所有资料均是电子版,不会产生设计人员调出,电子版资料就丢失的现象。

    2.信息化建设应该是一把手工程。因为任何小小的变化都会引起不快,只有一把手亲自抓,才能使组织克服种种不快并坚定地达到既定目标。

    3. 软件开发商的选择是系统实施成功的保障。我们在前期调查过程中接触了很多软件公司,我们觉得软件公司在设计管理系统实施业绩是可以降低实施系统的风险,同时可以借鉴其他设计院的经验。方案可以写得很好,工程业绩是做不得假的。

 
   
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