四川林飞数码科技有限公司欢迎您!
 
    客户体会
   
 
  客户体会 您的位置:首页→客户体会  
 

成都建筑材料工业设计研究院有限公司

我院开发设计管理软件的目的

生产院长

1、基本宗旨

    对于一个设计院,建成开通本院局域网是一回事,在这个局域网上运行一套本院的设计管理软件是另一回事。我院建成开通本院局域网后,又专门下功夫完成设计管理软件的开发并在全院投入应用,不是为了追求一般意义上的技术进步,而是为了运用已有的网络资源现实地提高本企业的综合效益。这种综合效益的提高主要应体现在:

1.1  实现“网上设计,网上贯标”,采用技术手段规范员工的行为,强化设计管理,提高质量保证能力;

1.2  节约作业时间,增强技术资源共享的有效性,从而现实地提高工作效率,缓解我院人力资源紧缺的困难;

1.3  实现设计作业和设计管理无纸化,减少纸张消耗和繁琐的纸质文件管理工作量,降低生产成本。

2、总体目标定位

    为了实现上述宗旨,我院开发应用设计管理软件的总体目标是两个“确保”:

2.1   确保运作的全员性和单轨性

    设计管理软件一旦正式投用,就必须真正用于本院的生产运作,而不是用于模拟演示和局部业务工作范围内的试验性运行。由于我院属于专业所组织结构,矩阵式生产管理模式,因而,全院所有设计人员和设计管理人员、全院所有设计工作和设计管理工作必须同步转轨使用软件进行程序化操作,同时废除传统运作方式,不允许一部分人员、一部分工作使用软件而另一部分人员、另一部分工作不使用软件,在院内形成两种运作方式并存的“双轨制”运行局面。否则就容易滑到“为开发而开发”的路子上去,谈不上增进企业效益,反而可能把生产搞乱。

2.2  确保软件对于本院特定环境的完全适用性

    要实现全员同步单轨运作,关键在于软件必须具有充分的适用性,否则不可能也不应当发动数百名设计人员来运行。软件的适用性主要包括:

    (1)软件开发必须完全从本院的特定实际情况出发,必须处处切合本院的实际需要,不能丝毫偏离本院的实际。例如,本院的实际情况是设计人员经常“突发性”出差,软件开发就必须适应这个现实,不能想当然地设定一些“出差之前先委托好代理人”之类的“理想状态”作为前提。总之,只能使软件将就实际,不能“修改”实际来将就软件。

    (2)使用软件的工作效果不能弱于传统运作方式,特别是本院质量体系各项规定的执行只能加强,不能为了便于软件开发而受到实质性的削弱,否则软件无意义。

    (3)由于设计管理软件实际上决定了生产运行的模式和规定,而一切管理规定只有根据客观情况的变化而及时修改才能保持生命力,所以这套软件必须可由本院随时能够方便地进行增删修改,否则以后将不可避免地僵化失效。在软件框架基本形成后,我院又专门以“二次开发”的名目立项进行了系统全面的修改完善,其主要目的不在于完成一些具体的修改,而是为了形成和检验本院人员的自编自改能力。一直到确认本院人员具有足以满足可预见需求的独立增删修改能力后,我们才最终下定在本院运行这套软件的决心。

    (4)软件必须方便普通员工操作,不仅要易学易会,而且总体上必须比传统作业方式省时间,否则不可能提高效率,也不可能获得群众的认同。

    (5)网上运行的“游戏规则”应尽可能符合大多数设计人员的正常习惯,不能处处要求群众改变正常的工作习惯来将就软件,那样不但有损效率,而且最终是行不通的。

3.   效果验证

    我院在软件基本定型后,配套制定了一系列相应的管理规定,并对全院所有设计部门和生产经营管理职能部门进行了全员培训(包括强调防止“以机代人”、“以电脑代人脑”的思想倾向),然后于2002年3月1日将全院的工程设计、设备设计、设计管理工作同步转轨,设计管理软件正式投入全面运行。实践证明转轨十分顺畅,运行效果很好,主要表现在:

    3.1 杜绝了工作的随意性。由于软件根据本院质量体系文件的规定对于各类人员的授权、每道作业的程序都作了应有的限定,不按规定办就走不通,下一步工作就无法进行,程序也封闭不了,管理人员在网上很容易发现问题及时进行督促,所以达到了以“机器手段”杜绝随意性、增强规范性和有序性的目的,在简化操作的同时增强了管理力度,提高了质量保证能力。

    3.2  广大员工相当欢迎。这主要是因为尝到了以下甜头:

    (1)比以前省时省力。以设计计划书的审批发放为例,以前设总至少要打印两次,复印多份,造表分发,在全院跑几个来回;现在只需在自己计算机上就可完成全过程。其他作业也是如此。

    (2)可以比以前更方便地得到自己急需的资料。以前设计人员能够查到的只是已经归档的图纸资料,而且查询借阅需要花费不少时间。现在不仅归档的设计成品在网上,全院的互提资料单、设计图纸校审记录连同图纸都在网上,需要时马上可以查阅参考,这对于提高效率很有好处。

    (3)免去了对大量纸质文件、资料、记录分类建立文件夹编目保存之苦。

    在运行实践中,我们也发现了一些原来没有想到的细节问题,这是必然出现的正常现象。由于一发现问题或问题的苗头就很快作了软件的修改完善,未出现生产和管理工作被动的情况。总之,经过这一段全员性实践,我们可以肯定:应用设计管理软件这条路子在我院是走得通的,并且可以提高效率,增进效益。当然,这套软件还必须不断改进完善,希望各位专家多多提出宝贵意见。对于企业内部的管理软件来说,改进完善将是永恒的主题。

    下一步,我们打算扩大软件的功能和应用范围。首先是将本院质量体系范围中那些非项目设计性质的工作全部软件化,完整彻底地实现网上贯标;然后逐步将有条件的行政管理工作实现软件化。

2001年12月

 

广元电力设计院

广元电力设计院设计管理系统实施过程中的体会

院长

l  背景

    目前各设计院的硬件诸如计算机、服务器以及各种外设都应该配得差不多了,我院也不例外。虽然解决了计算机绘图出图,但是设计管理却依然停留在原始的状况。特别是进行了ISO9000认证以后,感觉用传统纸质的管理方式是异常的繁琐,且资料的归类整理也很麻烦,另外设计人员出差在外,设计流程(如校核、审核、批准等)就没法进行。随着我国加入WTO以及设计市场的放开,设计单位对外宣传的需要也是越来越强烈,当然能够借助互联网这个平台是最好不过的。因而,就琢磨着能否找一套软件系统来把我们从繁琐的设计管理工作中解放出来,使管理人员能够方便地了解设计进度,了解设计人员的任务完成情况,负荷情况,从而合理地调配资源,大大节约时间和成本,同时搭建我们的内外宣传、形象平台。

     我院自从2003年起开始关注、了解设计行业的信息化软件以及川内设计单位的使用情况,发现这方面的情况不是很好(例如有很多软件吹得很玄乎,但一了解,其设计思路严重不符合设计管理的基本规律,如将设总、主设人、卷册负责人等的任命均交给一个所谓的系统管理员来填写,那么他在填写前是怎么知道的啦,要去问许多人吧),软件产品能够在行业内成熟运用的几乎没有,个别设计单位虽然自己逐步开发了一些局部的运用软件,但远远不能满足我们的需要。一个偶然的机会了解到成都建材设计院建立了一套设计院信息管理系统,已经运行多年,便派人去进行了参观考察,该院反映不错,于是跟该套软件的主要开发人员魏宁飞先生进行了接触,了解到他们对该套软件的开发历时多年,并获得过科技部的创新基金的支持。建材设计院的软件是基于C/S系统的,不太符合我们的要求。经与魏工交谈,他表示已经着手B/S系统开发的初步工作。

    通过研究和考察了解,我们进一步明确了我院对该系统的初步要求:1、系统要与现有纸质流程吻合。不需要增加额外的人员,不太多的增加人员的学习成本及转变工作方式的成本,表格尽量与纸质表格一致;2、出差在外的设计人员也可以与在家的设计人员协同工作。建立在互联网的基础上,实现只要互联网通的地方均可以进行网上设计流程,同时外部网站能够起到宣传以及客户服务的功能;3、实现电子归档功能,建立电子档案库;4、满足ISO9000质量体系认证及运行要求。

    后来经过招标方式选中有一定业绩及开发经验的四川林飞数码科技有限公司(其主要开发人员即为魏宁飞先生)作为开发合作伙伴。2004年初投入试运行,2004年底投入正式运行。2005年8月我们通过了四川省勘察设计协会计算机应用委员会组织的专家鉴定。2005年底通过四川省建设厅四优评选或得省优二等奖。

l  系统概述

    我院的设计管理系统包含五个子系统:外部站点、内部站点、设计管理、绘图管理、图档系统。该系统基于B/S构架模式,搭建了我院对外、对内的宣传平台,覆盖了我院的ISO9001质量保证体系、绘图及图档体系。

    外部站点:是我院对外宣传的平台,可以上载文字以及图片信息,能够满足我院对外宣传的要求。

    内部站点:是我院对内发布信息的平台,对内的宣传以及通知信息可以发布在内部站点上。

    设计管理系统:覆盖我院的ISO9001体系,是我院的生产管理系统,也是本次实施的核心系统。

    绘图管理系统:覆盖我院的绘图体系,实现绘图过程的自动化和流程化。

    图档系统:覆盖我院的图档系统,实现网上归档,网上借阅,为我院搭建了电子图档体系。

l  应用系统的构架原理以及特点

   (1)       全面性

    由于本系统涉及面广,因此在系统设计时把握两个原则,其一、易用;其二、可定制单位部门、流程、人员。在系统投入运行后,我们对系统的易用性提出了建议,希望能够为了设计人员定制工作台,设计人员进入系统后,直接展现在设计人员眼前的就是他的个人工作界面,要查询其它信息再进入其它模块,用户只需要点击几下鼠标就可以完成相应的任务。在系统初始化完成后,不同的人员进入系统后,系统自动判断其身份为其开放相应的权限。

   (2)       适用性和扩展性

    系统采用柔性化的构架理念,在系统构架完成后用户具有60%的可定义空间,在单位管理体系发生变化时候,用户可自行进行调整。 权限的精度达到人员级别。设计人员可自定义流程,流程将按照定义好的步骤进行流转,避免了以往工作的随意性,在设计人员登录系统后,会为设计人员开放相应的权限。

    (3)       先进性

    系统采用B/S模式进行构架,从而使得系统的扩展和维护变的简单;系统采用柔性化的设计理念,使得系统适应性大大增强,系统在投入运行后经过调整后,使得系统更加适合我院的设计工作。

    (4)系统的安全性

    项目管理系统具备严格、灵活的权限配置机制。在项目管理系统中信息的保密性、安全性尤为重要。针对信息的开发性划分为三类:其一、超级读者,该权限可阅读项目管理系统中的任何信息,但不具有操作权限,可分配给最高管理者,例如:中心主任;其二、部门负责人,部门负责人可以阅读本部门员工的信息;其三、一般权限,该权限只能阅读与自己相关的信息,例如:自己的申请、要自己审批的资料、要自己签收的资料,其余资料就不能看到了。在流程流转过程中若需要对其他人员开发,就将其他人员的姓名选到签收地址框中,在评阅完成后,信息就发给签收人,让其签收了。

   (5)实现法制化管理

    本系统必须保证每个人员按照管理层所规定的步骤来完成任务,杜绝工作的随意性。本软件中项目管理人员定义好程序后,项目执行人无需关心项目流程走向,只需要完成自己的工作,系统将自动按照管理人员定义好的程序进行流转,系统不支持随意性的工作方式。

   (6)满足人员的角色动态变化

    由于人员在不同项目中所担任的角色(设计、校核、审核、批准以及主设人、设总等等)、承担的任务是不相同的,每个项目又由成百上千个流程组成,如何能够清晰、准确的识别每个人在流程中相应的角色,并分配其相应权限是系统必须要解决的问题。

    本项目采用系统自动分配权限和系统管理员分配权限相结合的方式来解决上述问题。系统管理员分配相对固定的部门权限,动态变化的权限由系统自动分配。如:管理员只需要配置主任、院长等相对固定的权限,其余的工作完全交给系统来完成,系统可以识别每个人的身份,并可根据管理人员定义好的流程自动为其开放相应权限。

    (7)系统必须解决流程多的问题,并实现流程定义灵活方便

    在一个项目中流程很多,项目管理人员定义流程将在数据库中生成一条记录,项目执行人员选中该记录,点击相应按钮即可启动该程序。本系统的流程定义的数量就不受限制。

    本系统为项目管理人员开放相应的权限,他可根据项目的需要来选择人员,配置角色,同时发送邮件通知相关人员进入相应的工作环节,从而完成流程的自定义,其操作过程方便灵活。

    (8)系统具有自动配置权限功能

    系统自动识别人员身份,为不同人员开放相应的权限。在程序流程中,各评阅人的意见不互相干涉,即在同一份文档中,可以为不同段落分配相应的权限;在项目人员工作台中,各个工作台不互相干涉,系统判断人员身份,为设计人员开放相应的工作台;在流程流转过程中,系统根据项目管理人员定义好的程序自动为设计人员开放相应的权限;系统根据负责人的任命记录,自动为其开放相应的权限。总之系统的权限分配精度达到个人一级,系统自动根据工作人员在设计任务中所担任的角色为其配置相应的权限。

    (9)系统实现了在线调度和实时监控

    管理人员可以通过系统查询看到每个项目的进展情况,每个流程的所经历的步骤,以及每个工作人员当前的任务及实时任职记录。所有的项目均在管理人员的控制之中,可以方便、快捷的对资源进行配置,从而避免资源配置的盲目性及项目管理的繁杂性。

    (10)智能化的流程流转体系

    系统为设计人员定制了工作台,在有任务时工作台上就会显示相应的任务,提醒设计人员及时处理任务,任务处理完成后,工作台上的记录自动消失。同时系统会向相关人员的邮箱中发送邮件,以提醒用户及时处理任务。系统提供了变更评阅人的功能,以处理人员经常出差的问题,保证流程不会因为某个人员而中断,提高流程的执行效率。

l    系统的推广

    系统软件开发完成,只是完成了课题工作的一半,技术信息资源管理系统的成功与否,还有很大一部分取决于它是否可以得到推广应用。而软件尤其是管理软件的推广应用更是一个难点。为此我们集中时间,专门对软件进行了数据初始化,对核心应用人员进行了系统的培训和辅导,发现问题及时与软件公司沟通。在系统推广期间,我们特别制定了有力的推广措施,使其成为全员应用的工具。

    1. 系统的初始化

    系统的初始化是系统使用前首先要完成的第一步工作,实际上是为每个人员、每个职位配置初始化的权限。其中包括了部门、人员、角色、系统管理员、栏目的权限等。第一步工作是我院的管理层完成,软件公司配合。系统初始化完成后,系统的使用就变得清晰而有条理。

    2.系统的培训

    系统的培训是系统使用的重要环节,分两步进行了培训,其一、管理层培训,首先对管理层进行了系统培训,从而使得管理层对系统的使用心中有底。在对管理层次培训完成后,管理层就可以对系统进行初始化设置了。其二、员工集中培训,对设计人员的培训,我们采取了集中培训的方式,在集中培训后,就进行了全面推广。

    3.系统的调整

    在系统使用过程中,我们及时将设计人员提出的问题反馈给软件公司,在系统的使用过程中以设计人员为核心,及时反馈设计人员的意见,使的系统更加符合设计人员的使用习惯。

    4.系统的推广

     在我们对系统进行了充分测试后,我们采用了单轨制的方式,于2004年12月完全转轨的系统中,抛弃了以往手工模式,我们配套了相应的管理措施,要求设计人员于同一天起必须使用设计管理系统,手工的废止操作。设计人员使用后降低了事物性处理时间成本,提高了设计效率, 通过采取上述强有力的推广应用措施,使得我院的设计管理系统达到使用率的100%。

l  体会

    1.明确信息化建设是组织发展及精细化管理的需要。对管理者来说,建立了该系统,你可以了解项目的进展情况,人员的负荷情况,随时在网上查阅各种设计资料;对组织来说,可以节约人力成本和时间,以及所有资料均是电子版,不会产生设计人员调出,电子版资料就丢失的现象。

    2.信息化建设应该是一把手工程。因为任何小小的变化都会引起不快,只有一把手亲自抓,才能使组织克服种种不快并坚定地达到既定目标。

    3. 软件开发商的选择是系统实施成功的保障。我们在前期调查过程中接触了很多软件公司,我们觉得软件公司在设计管理系统实施业绩是可以降低实施系统的风险,同时可以借鉴其他设计院的经验。方案可以写得很好,工程业绩是做不得假的。

发表于《四川勘察设计》2006年第1期

 

安徽海螺建材设计院设计管理信息系统实施体会

 

一、系统推广及应用

    协同设计管理信息系统是2007年3月立项开发的。同年7月份完成软件开发工作。该软件从7月份开始在我院网络上开通并运行,于2007年12月完全转轨的系统中,抛弃了以往手工模式,我们配套了相应的管理措施,要求设计人员于同一天起必须使用设计管理系统,手工的废止操作。期间,根据我院的实际情况进行了两次修改和改进。针对系统运行,我院建立了相应的规章制度。目前,网络的运行情况良好,信息传递畅通,我院的设计管理系统达到使用率的100%,院领导及有关管理部门可以随时在网上查询或监督全院生产活动的运行情况。

(一)在运行阶段,我们做了以下工作:

    1)全院上网员工的操作培训。网络化的作业是要全院齐步走的,不可能先在某个部门搞试点,取得经验之后推广,因而全员的培训工作十分重要。我院员工的计算机操作技能和熟练程度参差不齐,故操作培训必需落实到人。在半年之内我们进行了两次大规模的操作培训,一次是本设计管理软件的知识培训,一次是操作方法及有关运行规则的培训。各部/所还进行了互帮互教式的培训。通过培训使全院上网员工都学会了网上作业的程序和基本操作方法。

    2)根据试运行过程中出现的实际情况,对软件功能进行了改进,以满足实际工作的需要。例如,设计院的特点之一是人员出差频繁,原来定义程序中定义的执行人很可能因为出差,会造成程序无法及时执行下去而影响生产。因此我们对软件进行了改进,使原定义人可以修改(重新定义)执行人。

    建立了相应的网上运行的规章制度。网上运行的基本程序和要求虽然是以现行的贯标文件为基础的,但用网络运行电子媒体文档终究有其特点,这在以往的制度上是不可能规定的,故必须及时建立和完善网上运行的制度,统一操作规定。

(二)运行“协同设计管理信息系统”的体会

    网上的作业使贯彻ISO9001标准更严格、更及时、更有效:杜绝了工作的随意性。由于软件根据本院质量体系文件的规定对于各类人员的授权、每道作业的程序都作了应有的限定,不按规定办就走不通,下一步工作就无法进行,程序也封闭不了,管理人员在网上很容易发现问题及时进行督促,所以达到了以“机器手段”杜绝随意性、增强规范性和有序性的目的,在简化操作的同时增强了管理力度,提高了质量保证能力。

    1)因为要执行的程序一旦被定义,则必须按顺序执行,不能跨越。执行人不在时必须找代理人执行,机器是不讲情面、不能通融的。这就大大减少了主观随意性和长官意志干预的可能性,强化了法制化管理。

    2)由于各种记录、表单的流水编号和填表时间是由服务器自动生成的,因此要求员工及时填写记录,不要事后补记录,因为后补的记录马上会“现原形”。杜绝了记录作假的可能性。

    3)大大提高了各类记录本身的质量。过去手写的记录不少人因图快而字迹遼草,甚至难以辨认,保存上也曾有丢失现象。现在的电子表单一律键入仿宋体,各种记录清晰易认,服务器自动保存,不存在丢失现象。

    4)大大提高了生产管理水平。由于全院生产活动的进展状况随时可以在网上查询,整个生产活动处于管理部门的充分监督之下有序进行,因此对生产调度管理、及时调整人力资源配置等方面带来极大的方便,减少了盲目性,增强了主动性和预见性,从而提高了我院的合同履约率,增加了顾客的满意度。我们切实体会到由于本软件的应用使我们的管理上了一个档次。

    5)比以前省时省力。以设计计划书的审批发放为例,以前设总至少要打印两次,复印多份,造表分发,在全院跑几个来回;现在只需在自己计算机上就可完成全过程。其他作业也是如此。

    6)可以比以前更方便地得到自己急需的资料。以前设计人员能够查到的只是已经归档的图纸资料,而且查询借阅需要花费不少时间。现在不仅归档的设计成品在网上,全院的互提资料单、设计图纸校审记录连同图纸都在网上,需要时马上可以查阅参考,这对于提高效率很有好处。

    7)免去了对大量纸质文件、资料、记录分类建立文件夹编目保存之苦。

    在运行实践中,我们也发现了一些原来没有想到的细节问题,这是必然出现的正常现象。由于一发现问题或问题的苗头就很快作了软件的修改完善,未出现生产和管理工作被动的情况。总之,经过这一段全员性实践,我们可以肯定:应用设计管理软件这条路子在我院是走得通的,并且可以提高效率,增进效益。当然,这套软件还必须不断改进完善,希望各位专家多多提出宝贵意见。对于企业内部的管理软件来说,改进完善将是永恒的主题。

二、对“协同设计管理信息系统”的总体评价

    我们认为本软件的成功开发和应用,使我院在计算机网络上实现生产管理的无纸化作业,及各类记录表单、设计产品的网上传递、校审、批准、签署、归档、查询、信息发布等功能成为现实,为勘察设计单位的生产管理解决了关键性的难题,在全国建材行业内树立了实现网上贯彻ISO9001标准的成功样板,在真正与国际接轨方面迈出了实质性的一步。本设计管理软件不但实现了管理手段的现代化,而且在开拓管理思路和管理模式上有所创新和突破,例如实现了设计管理的在线调度,档案管理的网络化等,体现了创新性。

    本软件功能丰富、实用性强,而且各单位可以很方便地根据自身的实际情况进行修改或二次开发,因而具有一定的推广应用价值。

三、体会

    1)系统软件开发完成,只是完成了课题工作的一半。还有很大一部分取决于它是否可以得到推广应用。而软件尤其是管理软件的推广应用更是一个难点。为此我们集中时间,专门对软件进行了数据初始化,对核心应用人员进行了系统的培训和辅导,发现问题及时与软件公司沟通。在系统推广期间,我们特别制定了有力的推广措施,使其成为全员应用的工具。

    2)明确信息化建设是组织发展及精细化管理的需要。对管理者来说,建立了该系统,你可以了解项目的进展情况,人员的负荷情况,随时在网上查阅各种设计资料;对组织来说,可以节约人力成本和时间,以及所有资料均是电子版,不会产生设计人员调出,电子版资料就丢失的现象。

    3)信息化建设应该是一把手工程。因为任何小小的变化都会引起不快,只有一把手亲自抓,才能使组织克服种种不快并坚定地达到既定目标。

    4)软件开发商的选择是系统实施成功的保障。我们在前期调查过程中接触了很多软件公司,我们觉得软件公司在设计管理系统实施业绩是可以降低实施系统的风险,同时可以借鉴其他设计院的经验。方案可以写得很好,工程业绩是做不得假的。

四、下一步的努力方向

    1)根据实际工作的需要,不断扩大软件的适用范围,完善实用功能,进一步提高办公自动化的水平。目前,我们的管理软件主要使用在设计管理、行政管理、电子档案管理方面,今后打算通过再次开发,在工程总承包管理方面引入本次的开发成果,实现工程总承包的信息化,真正做到与国际接轨。

    2)随着电子文档信息量的增加,我们准备建立电子档案系统,将兰图扫描装载到数据库中,实现图纸资料有效共享,为水泥厂提供基础的维护数据。

    3)根据电子媒体文档及网上作业的特点,修订我们贯标的质量体系文件,尽快制订出一套满足网上运行要求的质量体系文件,并不断完善网络管理的各项规章制度。因为网络管理有许多与传统管理不同的特点和要求,需要我们去摸索和探讨,如网络的安全与防病毒问题,各专业应用软件的相互兼容问题,网络标准化的问题等等。

   
   
四川林飞数码科技有限公司  蜀ICP备08012264号 电话:028-68187815 68187813 传真:028-68187815