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第一章  需求分析

    电子档案查询系统是通过计算机技术处理声音、图像、视频、文字、动画等信息,并在这些信息间建立一定的逻辑关系,使之成为能交互地进行信息存取和输出的集成系统。换而言之,它能综合信息发布者的意愿和接受者对信息的需求及接受习惯,对信息进行收集、加工、整合并双向式传播。触摸屏系统是一种生动、细腻且深入介绍的好方法,更可替代人工,符合简便经济高效的原则。

    现在部分的设计院还是采用传统的方式进行存储,或将底图扫描成图片文件进行单一的存储,这造成存储不安全、查阅不方便、数据不共享等问题。建立电子档案查询系统,可以将现在存在的电子档案及目录装在到数据库中,实现电子档案的共享。这样,设计院内部用户可以方便查询图纸;各单位用户也可以查询与之相关的档案信息。

第二章  优势分析

    设计行业实行设计质量终身制,需要对已发图纸进行长期保存。传统的底图保存方式会占用大量的库房,管理不便,档案电子化可以节约大量的库房和人力资源,提高档案的检索效率。而且,电子档案查询系统可以满足设计人员及集团各单位对电子档案查询的及时性、实时性、交互性要求。主要优势可以归纳为一下四点:

   1)提高档案的查询率和查准率;

   2)提高设计图纸的复用率;

   3)提高数据安全性;

   4)提高历史资料存储便捷性,最终提升为集团所属单位服务的一站式解决方案。

第三章  系统介绍

    电子档案查询系统由系统管理和电子档案查询两大部分组成。系统管理是电子档案查询系统录入项目信息、注册人员和分配系统权限的平台;电子档案查询是本系统的核心,档案管理员在该模块中按照分类,分别录入施工资料和竣工资料的详细信息和图纸。然后,用户就可以在这个模块中实现对已录入信息的电子档案库进行搜索和查询,另外,所有已注册的人员可以对这些图纸和资料进行借阅,借阅通过审核后,即可看到借阅的电子图纸或蓝图。

    其中,电子档案的管理范围主要为集团工程项目和设计院对外设计项目中具有保存价值的电子形态的档案资料。电子档案的表现形式主要为电子图像文件(即文字档案、硫酸纸底图和蓝图经扫描处理形成的电子文件)。

    具体包括:

    1)归档的电子档案(基建和设备类的竣工资料、院部有关档案等);

    2)暂存的技术资料(在建工程的基建、设备图纸资料等);

    3)发给客户的发图信息;

第四章  界面展示

一、登录界面

    在使用该系统时,必须先登陆才能进入电子档案查询模块,普通权限人员只能查询资料和借阅图纸,而超级读者、档案管理员则可以进入系统管理,或者新建资料、进行删除操作等。该系统的登陆界面如图所示:

 图片描述

    使用触摸屏查询系统将提供触摸屏浏览导航工具栏,提供前进、后退、刷新、停止、首页、页面滚动等导航按钮,方便用户任意的前进后退浏览网页,操作简单明了、一目了然,使得用户快速查询相关信息,提高电子档案查询的整体效率。如图所示:

 图片描述

二、电子档案查询界面

    本系统能够清晰的展现出各个项目资料,并提供快速检索功能,实现电子档案的快速查询。解决目前信息孤岛以及目录与电子档案分离的问题,实现电子档案共享,目录与附件一体化。

    电子档案查询是本系统的核心,在该模块中可以查询到该系统中的所有电子档案,同时可以录入施工资料和竣工资料,并可借阅这些图纸资料。该模块中的录入权限是分配给档案管理员的,删除权限是分配给档案管理员和超级读者的,所有人员登陆后都有借阅图纸和资料的权限。

    进入电子档案查询系统时,显示的是系统中的所有施工资料,如下图所示:

 图片描述

    在上图中,①所在区域是电子档案查询系统的大纲,按照项目类别分层显示,项目类别下是项目名称;②所在区域,是刚进入这个模块的时候显示的是系统中所有的施工图信息,点击左边大纲后,显示的是大纲对应的信息。

第五章  功能介绍

一、信息录入

    由于设计院的施工资料和竣工资料很多,所以,本系统提供了单个录入和批量导入(即Excel导入)两种信息录入的功能。“新建”按钮和“Excel导入”按钮都在每个项目对应的施工图信息展示页面上(注:只有档案管理员有权限进行新建录入和EXCEL导入)。如下图所示:

 图片描述

1、“新建”录入

    使用[新建]进行录入,一次只能输入一个信息,输入项目的基本信息后,选择[附件],上传图纸信息,如果图纸数量比较多,可选择文件夹,进行批量上传,提高上传速度。

 图片描述

    保存后,档案管理员可以看到一个新的功能,即[填写借阅信息],这是对录入的施工资料或竣工资料已有的借阅记录进行录入并存档,方便后期查阅(选择性录入)。如图:

 图片描述

  • 点击[填写借阅信息],即可看到此页面:

 图片描述

    当填写的是借阅记录的时候,状态就选择“借阅”;填写的是归还记录的时候,状态选择“归还”,填写完成后点击[保存]按钮就可以了,借阅记录是在借阅流程审核完后填写的。

2、“Excel导入”录入

    图纸很多时,我们可以选择用Excel导入,点击“[Excel导入]”按钮,导入Excel:

 图片描述

    选好需要导入的Excel文件后,点击确定按钮就导入完成了,但导入Excel的格式与本系统中显示要素必须相同:

 图片描述

二、信息展示

    施工图即设计院的设计图纸,它的信息展示分三类,全部施工图信息、按项目类别显示和按项目名称显示。在根目录下显示的是所有的施工图信息,在项目类别下显示的当前类别的施工图信息,点击项目名称时显示的是当前项目的施工图信息。根目录下的信息和项目类别下的信息都是按照项目名称分层显示的,如图所示:

 图片描述

    信息分层展示时,页面上的“[全部展开]”、“[全部折叠]”是用来展开或者折叠显示这些施工图信息的,“[上一页]”、“[下一页]”按钮是用来翻页的。在每个展示信息的页面上都有“[删除]”按钮,当有不需要的图纸资料时,选中不需要的资料(即在对应记录后面的下方框上打√),然后点击删除按钮就可以删掉了(只有超级读者和档案管理员有删除权限);“选择图纸”按钮和“借阅查询”按钮是所有人都能看到的,他们的功能是进行图纸的借阅和借阅信息的查询。

三、搜索与查询功能

    在电子档案查询系统中,有大纲搜索、高级查询和资料搜索三种功能。

1、大纲搜索

    在电子档案查询模块的大纲中,大纲的上方有一个目录标签和一个搜索标签,点击搜索标签进入大纲搜索页面,如图所示:

 图片描述

    在这里搜索时,关键字是项目类别、项目名称和项目号,搜索时只能输入一个关键字。如果有符合条件的则在结果页面显示出来,如图所示:

 图片描述

    单击搜索结果中的项目名称时,会在页面的右边显示当前项目的施工图纸信息。

2、高级查询

    目录和搜索栏目框中都有提供“高级查询”,点击此功能,输入详细的查询信息,即可进行清晰查询。

 图片描述

3、资料搜索

    在施工图、外来资料、工程搜资、可研报告的每层信息展示页面上都有一个搜索框,如下图所示:

 图片描述

    在搜索框中输入项目名称或子项名称等关键字的值,然后点击搜索按钮,就可以看到搜索结果了:

 图片描述

四、借阅功能

1、借阅

    用户在登陆电子档案查询系统后,在施工资料、竣工资料和电子档案目录的最外层展示页面上都可以看到“[选择资料]”这个按钮,首先选中需要借阅的资料,然后点击“[选择图纸]”,在资料展示信息的下方会显示出已经选择的资料,如下所示:

 图片描述

 图片描述

  • 点击“我要借阅”按钮后,弹出一个新页面如下所示:

 图片描述

    这个页面的上半部分显示的是已经选择的资料,下半部分是定义的借阅流程,通过展示的项目选择自己需要填写的借阅流程,然后点击红色圆圈位置的“我要借阅”,如图所示:

 图片描述

    然后开始填写借阅理由,填写完成后保存并提交审批申请,待审评人批准后,借阅者就可以开始下载附件中的资料了。

    由于设计院的施工资料和竣工资料可能有很多,一个一个的查找借阅很麻烦,所以,还可以先根据要借阅的工程资料的关键进行搜索然后再借阅。

2、借阅查询

2.1借阅状态查询

    在施工资料和竣工资料最外层展示页面上都有一个“借阅查询”的按钮,点击按钮,进入借阅记录查询的界面,如图所示:

 图片描述

    如图所示:①所在区域显示的是借阅查询模块的大纲,即按类展示的可查询内容;②所在区域在刚进去借阅查询的时候显示的当前登录人的待评阅工作台,在点击左边大纲后显示的是与大纲对应内容的记录,点击流程名称可以看到这条记录的具体内容。从③所在区域点击“电子档案查询”,可以返回到电子档案查询模块;

    从①所在区域可以看到,借阅查询分为施工资料借阅、竣工资料借阅、个人工作台和施工图借阅记录、竣工图借阅记录。

    施工资料借阅和竣工资料借阅二级展示又分为正在进行、评阅完成、待评阅。正在进行中显示用户已提交的借阅申请但还没有评阅完成的借阅记录,评阅完成中显示的已经评阅完成(即通过审核)的借阅记录,待评阅中显示的是已经提交审批申请但是审批人还没有开始审核的借阅记录。这些借阅记录都是按照借阅人姓名及其单位分层显示的。

2.2个人工作台

    个人工作台即当前登录人的工作平台,分为待评阅和返回修改。待评阅中显示的是需要当前登录人审核的借阅记录,当前登录人批准后,流程流转到下一审核人,直到流程评阅完成;若当前登录人不同意借阅人的借阅申请,在填写意见后点击返回修改,流程就流程到借阅人那里,借阅人登陆系统后,则显示在个人工作台中的返回修改中。

2.3借阅记录查询

    点击“借阅查询”大纲中的施工图借阅记录和竣工图借阅记录,就可查询到自己所提交借阅申请的审核状态。

第六章  系统管理

    系统管理是电子档案查询系统中录入项目信息、注册用户和进行权限管理的平台,其框架页面如图所示:

 图片描述

    点击页面右上角的“电子档案查询”按钮就可返回到电子档案查询模块;点击页面右上角的“安全退出”按钮,即可退出系统。

  • [用户单位设置] 和[部门设置]在系统里,对单位和部门进行初始化设置。
  • [用户管理]将单位和部门里所有要操作本系统的员工的基本信息,通过新建,录入到系统里。
  • [项目类别]用于对“电子档案查询”系统左边的大纲进行分类。
  • [项目信息]录入项目号和项目名称,并选择分类。
  • [专业设置]对录入图纸选择专业一栏的选项进行设置。
  • [借阅流程]确定施工资料借阅和竣工资料借阅的执行人。
  • [权限管理]设置超级阅读权限和档案管理员,超级阅读权限可对系统中的所有资料进行新建和删除等,档案管理员可
  • [审批人]对借阅审批人员进行设定。
   
   
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