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编辑部管理信息系统

第一章  系统概述

1、系统简介

    编辑部管理信息系统基于IBM Domino平台,采用b/s体系结构,结合编辑部业务流程,将编辑部的宣传、办公、期刊资源、广告业务等进行整合,形成编辑部管理信息系统。

    本系统涵盖了作者投稿、编辑部初审、复审、终审、期刊选稿、稿件自动归档和发布,形成期刊检索库,包含期刊发行和广告业务等编辑部所有业务流程,实现稿件的网上审阅和归档,并将纸质广告业务与网络广告业务进行无缝结合,从而拓展期刊杂志广告市场空间。

    编辑部管理信息系统就是将编辑部的审稿流程信息化、网络化,办公流程自动化、效率化,规范员工工作过程,提高管理效率,降低管理成本,拓展广告业务,增加广告效益。本系统由以下四个部分组成:外部网站、办公系统、期刊文库和行业资源整合系统。如图:

 图片描述

    办公系统是整个编辑部管理信息系统的的核心,它又分为稿件管理、期刊发行管理、广告管理和信息发布。

    稿件管理:编辑部工作人员按照“投稿-初审-复审-终审-选稿”这一流程,对稿件进行审阅,并可对所有稿件和投稿作者的信息进行统一管理。

    期刊发行管理:编辑部工作人员通过此工作平台确定刊物发行刊数、网站是否同步发行、录入读者订阅信息,另外,通过邮发管理、快递管理记录,查看读者发行信息和邮递状态。

    广告管理:包括广告客户信息、合同、收款、会议和广告录入管理,系统提供收款统计、合同金额统计功能,系统还将根据合同收款时间定时提醒工作人员进行收款。

    信息发布:通过此平台发布编辑部对外通告。            

    另外,系统的外部网站还为编辑部提供了论坛和专家博客板块,为杂志社提供信息交流平台和专家文章发布平台。

2、系统优势

     1)在线投稿系统:避免电子邮件投稿导致的病毒、稿件不规范、重复投稿等问题,减少编辑部登记稿件所花费的时间。实现作者自助式查询,大大减少编辑部接回电话和回复邮件的时间。通过站内信息和编辑实现互动、查看发表文章所在的电子期刊及修改个人信息和登录密码等功能。

    2)在线审稿系统:解决了传统审稿模式审稿周期长、查找审稿人不方便、审稿意见难于管理、审稿人填写审稿意见不方便等方面的问题。审稿人在任何时间、任何地方均可以使用用户名和密码登录系统进行审稿。稿件在系统中统一管理,系统根据登录用户名自动判断用户权限,并提醒审稿人待审核稿件数。外审专家也可以通过审稿系统进行审稿,并且最大程度上简化了审稿专家的操作。

    3)办公系统:OA 办公系统能够有效的提高工作效率,达到信息共享、协同办公,既节约资源,削减经费,又方便的查找历史资料。

    4)网络广告业务:纸质广告业务与网络广告业务进行无缝结合,拓展期刊杂志广告市场空间,增加杂志社广告效益。

    5)行业资源整合系统:站站链接、合作双赢。行业资源整合系统能有效的提高网站的访问量和流量,让搜索引擎收录更多自己的网页。

3、功能模块

模块名称

功能列表

外部网站

广告位、论坛、专家博客、新闻宣传栏目、订购图书、信息展示栏目

稿件系统

稿件审核、选稿管理、所有稿件管理、作者信息管理

刊物发行管理

刊物出版管理、发行读者管理、邮发管理、快递管理

广告管理

广告客户管理、合同管理、版面管理、合同收款管理、收款统计、会议信息管理、协作单位管理、广告录入

基本模块管理

网站用户管理、权限设置、岗位设置、栏目设置

4、流程图

    稿件管理系统是编辑部管理信息系统中办公系统的核心,该系统包含了编辑部审稿过程中的各个环节(作者投稿、初审、复审、终审、选稿、出版、网站发行),由于审稿的各个环节之间有先后关系,只有按照这个顺序才能正确的、完整的执行这些流程。稿件管理系统的流程图如图所示:

 

 图片描述

 

第二章  编辑部办公系统功能效果图

1、编辑部内部办公系统

    办公系统,是编辑部管理信息系统的核心系统,是编辑部工作人员进行稿件审核管理、刊物发行管理、广告管理和信息发布的平台。内部用户通过用户名和密码登陆,即可进入办公系统。

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    ①所示区域,显示的是编辑部办公系统大纲,包括了稿件系统、刊物发行管理、广告管理和信息发布四个部分;②所示区域即点击左边大纲栏目对应的数据信息。进入编辑部办公系统还可看到当前用户待审核稿件数量提醒和收款提醒。

1.1 稿件系统

1.1.1稿件审核管理

    稿件初审、复审、终审栏目下显示的是待审核稿件,当初审批准后,此稿件在初审栏目下自动消失,进入复审,复审批准后,自动进入终审。自动流转,无需通过邮件发送、电话通知。

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1.1.2审稿意见管理

    网上审稿,审稿意见保存后将被系统自动记录到数据库,不会丢失。方便查询稿件所有的审稿记录。

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1.1.3期刊选稿管理

    期刊选稿上方显示通过终审的稿件,下方为选定发行期刊的稿件。

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    期刊选稿成功,稿件列表、发行期数和发行份数等信息,如下图:

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1.1.4所有稿件管理

    管理作者投稿,按投稿时间分类,可查看稿件审核状态、审核人、审核日期和稿件信息,审核状态包括待审核、已采用、返回修改和退稿四种状态。

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1.1.5作者信息管理

    系统自动统计所有投稿的作者信息,形成列表,方便编辑部管理。

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1.2 刊物发行管理

    发行读者管理:系统提供Excel导入方式,批量上传读者信息,也可单个录入。形成发行读者数据列表。邮发/快递管理,杂志社邮发、快递杂志给客户的基本信息管理。

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1.3 广告管理

1.3.1广告客户管理

    录入广告客户信息,保存后,系统自动进行归档,形成广告客户信息数据库。

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1.3.2广告合同管理

    广告合同管理包含广告合同管理、广告版位管理和合同收款填写。系统可根据用户选择的起止时间,自动统计该段时间内合同的合计金额。

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1.3.3广告出版管理

    广告合同信息录入后,系统自动按广告刊登期数和栏目统计出该期各栏目下已签订的广告,用于广告出版管理。

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1.3.4合同收款管理

    工作人员通过广告合同录入收款信息或通过合同收款管理新建录入,系统将按收款单位进行分类显示,还设置提醒功能(超期未收款提醒和近期收款提示框),列表下方还自动统计出累计应收款、已收款和未收款合计。

    收款统计功能还可按月进行应收款、已收款和未收款统计。

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1.3.5会议管理和协作单位管理

    编辑部经常会和其他单位合作举办许多会议,故此,系统为编辑部系统了会议信息管理和会议协作单位管理。

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1.3.6广告录入

    在后台录入广告图片和单位信息。外部网站广告位会显示出广告内容。

1.4 信息发布

    新建信息,外部网站将会在浮动框中显示出信息内容。

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2、编辑部作者投稿系统

2.1 作者投稿

    用户注册、登陆后,可在网站首页的【作者投稿】栏目中进行投稿,也可通过用户管理页面进行投稿。

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2.2 稿件管理

    作者在用户管理界面可查看自己所投稿件当前的审核状态,点击进入可查看编辑部审阅意见。

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第三章  外部网站

    本系统中的外部网站用于杂志社上传宣传信息,包括新闻、项目信息、行业信息等,另外,系统内部自动归档的当期文库,由工作人员设定以后,也会自动更新到《本刊文章》中。外部网站还给企业提供了多个广告平台,杂志社可以将网络广告进行推广,并结合传统广告,以增加广告效益。系统还有论坛和专家博客栏目,提供信息交流平台和专家文章发布平台。

    比如:新世纪水泥导报网站(www.cement-guide.com),如图:

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1、信息展示栏目

    栏目可上载编辑部对外信息宣传资料。

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2、广告栏目展示

    多种广告位,为编辑部拓展广告市场。

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3、论坛热点

    信息交互平台。

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4、专家博客

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5、期刊文库

    期刊文库自动收集了杂志社已出版刊物的所有文章,用户可通过简单查询和高级查询,搜索到自己想查看的文章。另外, 用户还可进行整期文章的下载。

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6、行业资源整合

    行业资源整合网站基于该行业资源建立形成,以该行业内的企业产品数据和企业信息为支撑,集合所有行业资源,形成行业集市,即能够有效的为企业提供一个信息展示、产品宣传的平台,又可以给杂志社带来越来越多的点击率和访问量。比如:新世纪水泥导报的水泥行业资源整合网站。

    中国水泥工业装备网(www.cementeqpt.com/ www.cement-guide.com/snhc.nsf

第四章  赢利分析

    一、网络广告。杂志社外部网站以用户访问量吸引杂志相关行业资源,进行网站广告位招商,文字广告、图片广告、Flash 广告、竞价排名等多种广告模式,首页、次页不同的广告位,将为杂志社带来巨大的利润。

    二、书籍杂志网上销售。通过编辑部管理信息系统外部网站中订购图书平台,发布行业相关书籍和本杂志社刊物信息,借助网站销售杂志社刊物和其他相关书籍。

    三、开拓市场空间。网络消除了地域局限性,杂志社通过网络推广,将被更多的客户了解、认识,广告业主增加。杂志社利用系统整合期刊杂志的广告业主资源,形成某一行业信息化的集中优势,形成行业的影响力,从而拓展期刊杂志市场空间。

    四、合作双赢。杂志社与整合行业资源的专业B2B 网站合作,即能增加杂志社外部网站点击访问量,又能给杂志社带来新的盈利模式。

    五、提供工作效率,节约资源,规范化的流程有助于编辑部管理,降低管理成本。

   
   
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